Bagian dari Surat

Bagian dari Surat

Referensi (Rujukan)

Dahulu pada kop surat biasanya dicantumkan 'Our ref' dan 'Your ref'. Sekarang ini jarang disertakan,pengetik biasanya menyisipkan rujukan pada baris tersendiri. Rujukan itu mencakup inisial penulis (biasanya huruf besar) dan pengetik (dgn huruf besar atau huruf kecil, sesuai keinginan)

Contoh :

GBD/ST       GBD/st/Per1       GBD/ST/134

Date (Tanggal)

Tanggal harus selalu ditulis lengkap. Di Inggris dan Indonesia, urutan penulisan waktu biasanya adalah tanggal/bulan/tahun. Koma tidak digunakan

Contoh : 12 July 2003

Di beberapa negara lain, waktu diketik dengan urutan bulan/tanggal/tahun, kerap koma setelah bulan

Contoh : July 12, 2003

Inside Address (Alamat Dalam)

Nama dan alamat penerima harus diketik baris per baris seperti pengetikan pada amplop. Penyebutan penerima harus dilakukan dengan cermat sesuai dengan cara mereka menandatangani surat. Sebagai contoh, orang yang membubuhkan tanda tangan 'Douglas Cowles' harus disapa demikian juga pada alamat dalam, didahuluidengan sapaan sopan 'Mr'. Menyapanya dengan 'Mr D Cowles' akan tidak tepat.

Contoh : 

                Mr Douglas Cowles

                General Manager

                Cowles Engineering Co Ltd

                12 Bracken Hill

                Manchester

                M60 8AS

Jika menulis ke luar negeri, nama negara harus dicantumkan di baris akhir bagian ini. Karenasurat akan dikirimkan melalui pos,alamat dalam harus ditunjukan dengan jarak satu spasi baris kosong di atas alamat dalam.

Contoh :

                AIRMAIL

                Mr Doug Allen

                Eagle Press Inc

                24 South Bank

                Toronto

                Ontario

                Canada M4J 7LK

 Special Markings (Tanda Khusus)

Jika surat bersifat rahasia, biasanya tanda khusus disertakan sebagai bagian dari alamat dalam, dengan jarak satu spasi baris kosong di atasnya

Contoh :

                CONFIDENTIAL

                Miss Iris Tan

                Personnel Director

                Soft Toys plc

                21 Windsor Road

                Birmingham

                B2 5JT

Salutation (Sapaan)

Jika nama penerima telah digunakan di alamat dalam, biasanya digunakan sapaan pribadi

Contoh : Dear Mr Leighton       Dear Douglas       Dear Miss Tan

Jika surat anda dialamatkan ke kepala bagian atau pimpinan organisasai yang namanya tidak diketahui, maka akan lebih tepat jika anda menggunakan sapaan seperti contoh di bawah ini :

Contoh : Dear Sir or Madam

Heading (Judul)

 Judul memberikan petunjuk singkat mengenai isi surat. Judu biasanya ditempatkan dengan jarak satu baris spasi kosong setelah sapaan. Huruf besar biasanya digunakan walaupun huruf kecil juga boleh jika lebih disukai

Contoh : 

Dear Mrs Marshall

INTERNATIONAL CONFERENCE - 24 AUGUST 2003

Complimentary close (Frasa Penutup)

Sudah lazim bila surat ditutup dengan sopan dengan menggunakan frasa penutup. Ada dua penutup yang paling sering digunakan, yaitu 'Yours faithfully' (hanya dipakai pada Dear Sir/Sirs/Sir atau Madam) dan 'Yours sincerely' (dipakai pada sapaan prinadi)

Name of sender and designation (Nama dan jabatan pengirim)

Nama pengirim harus disisipkan dengan gaya apapun yang disukai - huruf besar, atau huruf awal saja yang besar. Pada contoh di bawah ini, perhatikan bahwa sebutan 'Mr' tidak pernah digunakan jika penulis adalah pria. Walaupun demikian, biasanya sebutan yag sopan ditambahkan pada wanita

Contoh : 

Yours faithfully                                           Yours sincerely

PATRICK ASHE                                         LESLEY BOLAN (Mrs)

Chairman                                                     General Manager

Enclosures (Lampiran)

 Ada banyak cara untuk menunjukan bahawa surat disertai dengan lampiran

·       Dengan menempelkan stiker 'lampiran' berwarna, biasanya pada sudut kiri bawah   surat

·       Dengan mengetikan tiga titik pada margin kiri pada baris tempat lampiran itu disebutkan dalam isi surat

·       Dengan mengetikan 'Enc' atau 'Encs' pada bagianbawah surat, dengan satu spasi kosong setelah jabatan pengirim. Ini merupakan cara paling umu untuk menunjukan adanya lampiran

 Contoh :

                 Yours sincerely

                 LINDA PATERSON (Mrs)

                 Marketing Manager

                 Enc

Copies (Tindasan)

Jika ada tindasan yang harus dikirim kepada pihak ketiga (biasanya orang pada organisasai pengirim surat), maka biasanya ditunjukan dengan mengetikan 'cc' (copy circulated atau courtesy copy)

Contoh :

Copy     Ravi Gopal, General Manager

              Ashley Ow Yong, Company Secretary

              Candice Reeves, Accountant

Contoh:

Dear Madam, Dear Sir,

I am X, from Y. I am interested in Z.

I would be very grateful if you could inform me the application deadline and eligibility. I wonder if you could also send me the application form. If it is not possible, I would be thankful if you could inform me where I can find it.

I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.

Sincerely yours,

X

Contoh undangan pernikahan

WEDDING INVITATION
Dewi Putri
and
Agus Cahyono
By pleading mercy and blessings of Allah SWT
We intend to conduct our marriage ceremony, which God willing will be held on:
Day: Saturday
Date: June 8, 2009

Place: Mesjid agung
Jl. Boulevard Timur No. 76
Kelapa Gading
Jakarta Utara

Celebration event will be held on:
Day: Sunday
Date: 9 June 2009
Venue: Gedung Pertemuan Wanita Patra
Jl. Pertamina 109
Jakarta Pusat


It is a happiness for us if the Father / Mother, deign colleagues present to give their blessing to us.